業務アプリケーション

• 在庫管理
• 問い合わせ管理
• 情報共有
• ファイル管理
• 日報やレポートの作成

こうした業務を個別にデジタル化しようとするとき、まず最初に検討されるのは「既存の製品・サービスを導入する」ことです。多くの場合、SaaSや業務パッケージには豊富な機能が用意されており、短期間で一定の改善効果を得られるメリットがあります。

一方で、現場の業務フローが組織ごとに異なる場合や、運用ルールが細かく定まっている場合には、製品側の仕様に業務を合わせる必要が生じ、かえって負担が増えてしまうこともあります。「必要な機能は一部だけ」「入力項目が多すぎる」「運用に合わない」「社内の承認フローを再現できない」など、 現場にとって“ちょうどいい形”にならないことが、導入が定着しない原因になるケースも少なくありません。

BLOOM DESIGNの小規模DXは、こうした課題に対して、現場のやり方に合わせた“必要十分”な仕組みを、短期間で実装することを目的としています。Google スプレッドシート等の身近なツールをデータベースとして活用したり、イントラ環境にWebアプリを設置して入力・確認・集計を一体化することで、 メール・Excel・紙の運用を少しずつ置き換え、業務の見通しを良くしていきます。

小規模DXで実現できること

• 情報の一元管理
  担当者ごとに散在していたデータを集約し、最新版がどれか迷わない状態をつくります。
• 入力の標準化とミスの抑制
  入力フォーム化、選択式の項目、バリデーションなどを設け、入力揺れや転記ミスを減らします。
• 検索・集計・レポートの自動化
  必要な情報をすぐに探せる仕組みを整え、集計・報告作業を省力化します。
• 権限管理と共有範囲の整理
  見せるべき人にだけ見える状態をつくり、運用ルールをシステムで支えます。
• 運用しながら改善できる仕組み
  まずは最小構成で始め、現場のフィードバックを反映しながら段階的に育てていけます。

小規模DXの価値は、「大掛かりな刷新」ではなく、日々の仕事の中で繰り返されている無駄や手戻りを減らし、現場の判断や対応を速くすることにあります。業務内容を過度に公開する必要はなく、「どのようなデータを、誰が、どのタイミングで扱っているか」という構造を整理するだけで改善点が見えてくることも多くあります。

オンラインにてヒアリングをさせて頂きます。現在の運用方法（Excel・書類・メール等）、扱っているデータ、 作業の頻度や担当者の役割などを整理し、どこに時間や手間がかかっているのかを把握します。 また、改善の目的（作業時間の削減、入力ミスの抑制、情報共有の円滑化など）と、対象範囲を確認します。 必要に応じて複数回の機会を設け、現場の運用ルールや制約条件も共有頂きます。

ヒアリング内容をもとに、現状の業務フローを整理し、入力項目・集計方法・承認の流れ・共有範囲などを可視化します。 この段階では「何をデジタル化するか」だけでなく、「どの工程を残し、どこを置き換えるか」を整理し、 小規模でも効果が出やすいポイントを抽出します。

課題と目的を踏まえて、実装方針をご提案します。小規模DXでは、必要十分な構成を素早く形にし、 運用しながら改善する進め方が有効です。そのため、以下のような観点で最適な方式を選定します。

1. スプレッドシート等をデータベースとして活用するか
2. イントラや限定公開のWebアプリとして構築するか
3. 権限管理・承認フロー・履歴管理など、必要な運用要件は何か

ここでいう「方針提案」は、完成形の大規模設計ではなく、最初に作るべき最小構成（MVP）を明確にし、 どの順番で改善していくかを含めてご提案するものです。

実装する範囲を決め、入力項目・画面・権限・通知・履歴など、運用に必要な要件を確定していきます。 既存運用のルールをそのまま再現するのではなく、現場の負担が減る形に整理しながら設計します。

• 扱うデータの項目定義と入力ルール（選択肢／必須／バリデーション等）
• 画面構成（入力・一覧・検索・詳細・集計・出力など）
• 権限設計（閲覧・編集・承認の範囲）
• 履歴・ログ・バックアップの方針
• 運用方法（担当者／更新頻度／例外対応／引き継ぎ等）

要件定義に基づいて実装を行います。小規模DXでは、実際に使ってみることで改善点が明確になることが多いため、 まずは核となる機能から実装し、運用テストを挟みながら段階的に整えていきます。 画面の分かりやすさ、入力のしやすさ、検索性、処理速度など、日常業務での使い勝手を重視して制作します。

テスト環境で実際の運用に近い形で試し、現場の作業に支障がないか確認します。 想定される入力パターンや例外ケース、権限による表示差分などを検証し、 必要に応じて画面や仕様の調整を行います。

小規模DXは「導入して終わり」ではなく、運用を通じて育てていくことが重要です。 利用状況や現場のフィードバックをもとに、入力項目の調整、集計・出力の改善、通知の追加など、 業務にフィットする形へ継続的に改善していきます。

Excelや紙の運用が限界になってきた

担当者ごとにファイルが分かれてしまい、どれが最新か分からない。転記や集計の手間が大きい。入力ルールが統一されず、表記ゆれやミスが増えてきた――こうした状態を改善したいというご相談が多くあります。

データを一元管理し、入力・検索・集計を仕組み化することで、日々の作業負担を大きく減らせます。まずは現場で扱っている項目と運用ルールを整理し、必要な範囲から段階的に置き換えることが可能です。

社内の情報共有が属人化している

「この情報はあの人しか分からない」「担当者が不在だと進まない」「やり取りがメールや口頭に偏っている」など、情報共有の属人化に関するご相談も多くあります。

関係者が同じ情報を参照でき、更新履歴が残る状態をつくることで、引き継ぎや確認の負担を軽減できます。権限や共有範囲を整理した上で、必要な人に必要な情報だけが届く仕組みを設計します。

特定の業務だけをピンポイントで効率化したい

全社的なシステム刷新までは考えていないが、特定の業務だけでも効率化したい。毎月・毎週繰り返している作業を減らしたい。入力・承認・集計の流れを簡略化したい――。こうした“部分最適”のご相談は、小規模DXの得意領域です。

イントラ環境に小さなWebアプリを設置したり、既存のツールを活用しながら必要な機能だけを追加することで、最小構成でも確実に効果が出る形を目指します。運用を始めた後に改善・拡張していくことも可能です。

市販ツールが運用に合わず、定着しない

既存のSaaSやパッケージを導入したものの、業務フローに合わず使われなくなってしまった、あるいは一部の機能しか使っておらず費用対効果が見合わない、というお悩みもよく伺います。

必要な機能に絞り、現場の運用ルールに沿って設計することで、無理なく定着する仕組みをつくれます。「まずは最小構成で始めたい」「既存運用を大きく変えずに置き換えたい」といったご要望にも対応可能です。

上記はあくまで一例です。現場の状況や業務の制約条件によって、最適な解決策は変わります。「こんなことはできる？」という段階でも構いませんので、まずはお気軽にご相談ください。